向ISP公司租用電子信箱，這樣的作法將為企業帶來諸多的限制，例如ISP公司會要求每封電子郵件不能超過其規定的容量，否則將會退信不予處理，以及有開設數目的限制等。還有，電子信件的管理將成為一大問題，沒有自有、自主管理的電子信件系統，而無法追蹤與管理企業的電子郵件，簡單而言，主管無法確認員工是否已經收到，或正確回覆來自重要廠商，或客戶的電子郵件，因為導致工作處理出況狀與糾紛，更嚴重的會喪失客戶與廠商關係。

另一方面也難以防止員工濫用電子信件，例如表面上在處理公務電子信件，實質上在進行私人通訊，或者正透過電子信件洩漏公司機密資料，這些都無法進行監管，此外電子信件放置於各同仁的電腦硬碟中，要進行電子信件備份、歸檔、封存等都變的困難。

擁有自己的電子郵件系統，即可自己決定電子郵件名稱，如果是ISP提供的電子郵件，典型的郵址格式會是YourName@isp.net.tw，如此從字樣上一點都看不出來此人與公司有關係，如果是自己的郵件系統，就可以設成YourName@YourCompany.com.tw，讓客戶更容易聯想起您們公司，也在無形中提升與推廣公司形象。

　　電子郵件軟體之選擇，考量重點有四個：
　　1.作業系統相容性：
　　　　不同之網路作業系統有不同的郵件軟體，彼此不能相互安裝。Windows作業系統可選擇之郵件軟體較多，例如
　　Microsoft Exchange、Lotus Note等，而Linux的系統可選擇SendMail。
　　2.軟體價格：
　　　　一般郵件軟體依功能不同、定位不同或郵件信箱數量不同有不同的價格，從免費軟體到數十萬甚至數百萬授權費
　　用不等。
　　3.程式功能：
　　　　一般郵件伺服器皆具有收信及發信之功能，也具有SMTP及POP通訊協定。但某些郵件伺服器可能支援較多通訊
　　協定、Web Mail功能、郵件控管、信箱群組管理、叢集等不同功能。
　　4.未來擴充性：
　　　　擴充性必須考量企業未來之發展，包含可能具備第二個網域名稱、導入WorkFlow電子表單或信箱使用人數之增加
　　等因素。

企業使用電子信件的最大意義不僅在於通訊，更在於通訊與企業營運活動相結合，這即是與同仁的行程管理、工作管理、廠商與客戶的連絡人等資訊相結合，讓電子信件成為串連企業營運活動的數位神經系統，這才是電子郵件真正之功能。

Exchange 2000充份整合Windows 2000 Active Directory目錄服務，讓系統管理員建立單一的企業目錄名單，避免因多份名單管理形成安全漏洞，並降低管理訊息及網路資源本。

Exchange 2000為新一代訊息平台，提供最佳穩定度之平台，透過 Windows 2000 Clustering Services 提供雙向叢集能力，利用叢集能力可使主要訊息平台發生問題時由備援系統接手，減短離線時間。系統管理員可針對實體資料庫分割單一邏輯資料庫，透過不設限的資料庫及分散式架構來分割不同伺服器的服務，進而為數百萬的使用者提供服務。

Exchange 2000 的管理可經由與 Windows 2000 中令人熟悉的 Microsoft Management Console (MMC) 單一管理介面整合，變得更為輕鬆。Exchange 2000 直接整合 Windows 2000 的目錄服務與管理功能，以確保訊息及協同作業系統的安全性，以設定所有 Exchange 資源的使用權限。

Exchange 2000 以 Web 為主的文件資料庫 (Web Storage System)，讓知識工作者利用既有最熟悉的知識生產工具－Office 產品家族，自行建置個人與部門的協同作業的環境，以增加個人與企業的產能。
       Exchange 2000 支援 Web 為主的協同作業應用服務，包括群組排程功能、討論群組及團隊資料夾。並且透過檔案總管， Outlook 和瀏覽器來存放與管理所有文件，網頁和多媒體檔案，並結合內建的搜尋引擎，使用者能迅速地尋找及相關文件與資訊。 Exchange 2000 就能結合功能強大的流程工具及 Internet 標準 (如「延伸標記語言 (XML)」及 HTTP) ， 產生高效能 Web 為主的電子表單與工作流程。是最佳的  Web  為主的應用程式開發平台，應用於知識管理與電子商務的解決方案。

文件資料庫 (Web Storage System) 是專門為儲存管理如 Office 文件、多媒體檔案、網頁、電子郵件…等非結構化型態資料，所有資料可立即在 網路環境分享，是一個全功能 Web 為主的文件資料庫。 在 Web Storage System 中所存放的資訊可透過知識工作者最熟悉的操作工具加以存取，包括 Windows 檔案總管，Outlook 及任何瀏覽器等。Web Storage System 含有內建的全文檢索搜尋引擎，可針對各種資訊類型，進行多重條件的文件搜尋。在 Outlook 的公用資料夾所建立的功能強化區、文件庫、重大新聞、與行事曆等…等目錄，不需程式轉換，像社群網站般，將知識分享於網路環境中，達到知識快速擴散的目標。

  文件資料庫 (Web Storage System)可直接辦認 Office 文件中的摘要資訊，與內文中所自訂的表單欄位，讓 Office 使用者可以善加利用這些欄位，做文件分類、自訂檢視畫面與多重條件搜尋。並透過Web瀏覽器，可於任何時間與任何地點存取文件檔案。。Microsoft Office 使用者可利用標準對話方塊直接向 Web Storage System 存取 Office 文件，將所有重要文件，輕鬆收集分類於網站化文件庫中，避免落散於個人硬碟，或網路上不同的檔案伺服器上。讓 Office 使用者，可簡單快速地，自行建立知識管理環境，達到知識管理落實於每一知識工作者的優勢。

        內建的工作流程引擎可提供高效能、可靠且安全的平台，用於部
門及企業自動化工作流程以及追蹤應用程式。工作流程系統是以視覺
化工具來設計，其流程引擎能適應各種不同的表單，除了 HTML 與
ASP 等 以網站為主的電子表單，並支援利用讓 Word、Excel等
Office 表單。請表單製作更容易，流程制定更快速。

Exchange 2000 可支援各種知識工作者最熟悉的的前端工具，更於任何時間，任何地點來存取資訊，包括 Office 2000、網頁瀏覽器、檔案總管、行動電話及手提式電腦。內含瀏覽器版的 Outlook--Outlook Web Access，讓知識工作者在 Internet 上的任何地點，利用瀏覽器收發電子郵件，訂定行事曆，與存取所需的文件與重要連絡人資訊等。

透過「即時傳訊」，Exchange 2000 使用者可傳送特殊的緊急通訊文件使之
顯現在另一使用者'的螢幕上，並支援使雙向語音溝通功能， 讓您節省大量國際長途電話費。為團隊合作與客戶服務回應開啟全新扉頁。Exchange 2000 還允許使用者查看其他使用者的存在狀況 (類似於 Internet 上的「夥伴清單」概念)， 指出該使用者是否上線、離開辦公室或事務繁忙。
　

Exchange 2000 Conferencing Server 可進行即時會議、文件編寫、
電子白板、文字討論及檔案傳輸。Exchange 2000 Conferencing Server 並支援任何標準式 T.120 用戶端 (如 Microsoft NetMeeting 的使用 ， 而且內含統一的網站用戶端經驗，適用於數據及視訊會議。Exchange 2000Conferencing Server 可透過 Windows 2000 的 IP-multicas t與TAPI3.0 功能提供多人的連續顯現視訊會議)。此外，內含的 H.323 橋接器，可讓用戶端透過 IP-multicast 用戶端充份參與視訊會議。在同一網路段上 ， 即使多人線上會議之時，只傳輸一人的所需頻寬，減少重複資料傳輸。並可利用 Outlook 或 Outlook Web Access 以瀏覽器來進行會議規劃與排程作業。

  輕鬆管理您的視訊會議基礎結構

Exchange 2000 Conferencing Server 可協調各式不同的會議技術，在有限頻寬中，管理有限的企業會議資源。Conference Management Service 可追蹤已排程的會議，並提供管理員控制與會者與會的能力。管理員可對電話會議可用的同步連線數目設限，並改善 NetMeeting 中點對點溝通( peer-to-peer) 解決方案的不足，提昇至多點對多點溝通方式。